Мой офис – не дом и не улица

Для сотрудников, которые постоянно контактируют с клиентами по телефону, в офисе создается эффективная рабочая среда: телефон на столе, база данных клиентов в компьютере, более опытный сотрудник – за соседним столом и готов помочь, если клиентский запрос окажется сложным. А неусыпный контроль руководителя не дает сбавить обороты.

Сотрудники вне офиса – работающие на дому или выезжающие по служебной необходимости – автоматически теряют ряд возможностей, доступных их коллегам в офисе. Такой сотрудник не может принять звонок от клиента, который позвонил по городскому номеру компании или быстро просмотреть историю контактов с клиентом, лишен возможности немедленно подключить к разговору коллег.

Если же бизнес сезонный, в период пиковых нагрузок желательно быстро привлечь к работе дополнительных сотрудников, но организовать их работу крайне сложно. Разместить всех временных сотрудников в офисе невозможно, быстро довести до сведения клиентов их номера – невозможно, проконтролировать общение с клиентами – невозможно. Рост бизнеса искусственно сдерживается.

Подавляющее число компаний видит выход из ситуации в открытии нового офиса. Но решив прежние проблемы, компания обретает новые. Появляются затраты на аренду, оснащение и содержание нового офиса. Сотрудники в новом офисе находятся вне зоны контроля руководителя. Значит, ему придется строить график так, чтобы регулярно появляться в обоих офисах. И, наконец, новый офис — это новый номер телефона, неизвестный прежним клиентам. Виртуальная (или «облачная») АТС (ВАТС) «Манго-Офис» позволяет снять все ограничения, присущие работе надомных или удаленных сотрудников, создать для каждого полноценную рабочую среду в любой географической точке и контролировать его работу.

Снял трубку – переместился в офис

Допустим, менеджер по продажам работает на дому. Все, что ему необходимо – телефонный аппарат и компьютер. Оба устройства подключаются к ВАТС – и сотрудник получает возможность работать так же, как его коллеги в офисе. Звонки, поступающие на номер компании, автоматически переадресовываются на домашний телефон сотрудника. А с помощью еще одного сервиса линейки «Манго-Офис» – Центра обработки вызовов (ЦОВ) менеджер по продажам, испытывающий затруднения при работе с клиентом, может в режиме суфлирования подключить к разговору более опытного коллегу, независимо от того, в какой точке города, страны или мира тот находится. Со своего компьютера пользователь также может иметь доступ к CRM-системе.

Аналогично в среде ВАТС строится и работа мобильных сотрудников. Звонок переадресовывается на любой из каналов связи, который в данный момент доступен: на мобильный телефон, софтфон, Skype. Доступ к CRM организован с ноутбука. Таким образом, ключевые сотрудники всегда остаются на связи, ни один звонок клиента не будет пропущен, ни одно решение не будет принято без участия организации.

Контроль и самоконтроль

Один из самых больших страхов руководителя – потерять контроль над деятельностью сотрудников. Один из самых больших страхов сотрудника – быть недооцененным руководством. В рамках традиционной модели работы эти опасения часто становятся реальностью. Руководитель разрывается между офисами, не успевая проконтролировать каждого менеджера по продажам, а удаленным сотрудникам вообще вынужден верить на слово. Сотрудники же самосовершенствуются, исходя из интуитивного понимания собственных проблем.

ВАТС позволяет и руководителю, и сотруднику оперировать фактами. Параметры каждого телефонного разговора каждого менеджера автоматически фиксируются: время отклика на звонок, время разговора, количество принятых и пропущенных вызовов. Аналитические инструменты ВАТС автоматически обрабатывают данные о работе отдельных сотрудников, групп, коллектива и предоставляют руководителю результаты в виде таблиц и графиков. Отчеты могут строиться как в режиме реального времени, так и за определенный период. Любой отчет хранится в облачной среде ВАТС, поэтому доступен из любой географической точки. Теперь, чтобы контролировать работу офиса, руководителю не обязательно туда приезжать – он может «войти» в офис и мгновенно оценить рабочую обстановку. Инструменты контроля выгодны и сотруднику.

Как работает облачная АТС

Все оборудование и приложения «Манго Офис» размещены в облаке – на площадке провайдера. Облачная архитектура позволяет расширить границы офиса до тех географических точек, в которых в данный момент находятся удаленные сотрудники. Поэтому каждый из них, где бы он ни находился, в полном объеме участвует в работе компании – в телефонном общении, в бизнес-процессах, их работа отражается в статистических и аналитических сводках, в системе контроля. Подключение к облачной АТС не требует приобретения дополнительного оборудования и может быть выполнено в течение нескольких часов.

Все в выигрыше

Компания, использующая виртуальную АТС, получает возможность увеличивать и сокращать штат за счет привлечения сотрудников, работающих в удаленном режиме, организовывать их работу по единым бизнес-правилам, увеличивать время работы офиса за счет привлечения сотрудников, находящихся в разных часовых поясах, контролировать деятельность отдельных специалистов и коллектива в целом, совершенствовать взаимодействие с клиентами на основе детального анализа работы менеджеров по продажам. Помимо организационных преимуществ, компания получает финансовые выгоды: надомный труд стоит дешевле труда сотрудника в офисе, компания экономит на аренде и оборудовании офиса, специалисты для поддержки и обслуживания ВАТС не требуются – эти функции выполняет провайдер.

Сотрудники же работают в максимально комфортной среде, с любым удобным средством связи, не теряют время на поездки в офис, не прерывают работу, находясь за пределами офиса, и наглядно видят результаты своего труда. А клиенты обретают в лице компании надежного партнера, который заинтересован в заказчике и всегда готов ответить дать развернутые консультации.

«Манго Телеком» в Челябинске:

Пр. Ленина, 26 «а», оф. 705

ДЦ «Видгоф»

8-800-55555-22, +7 (351) 799-54-44

www.mango-office.ru